Politique de confidentialité


Politique de confidentialité et de gestion de données personnelles


Dernière mise à jour : 2023-10-17


ENGAGEMENT D’ARTOPEX

Artopex s’engage à veiller à prendre les mesures appropriées au maintien de la sécurité de l’information qu’elle détient et de la protection des renseignements personnels et confidentiels qu’elle collecte et qu’elle traite.

Cette Politique de confidentialité et de gestion des données personnelles (ci-après appelée la « Politique de confidentialité ») témoigne de cet engagement et est élaborée en respect des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Les règles mises en place par Artopex tiennent compte des enjeux découlant de l’utilisation de la technologie et de l’environnement numérique.


OBJECTIF DE LA POLITIQUE

La présente Politique de confidentialité a pour objectif d’informer les personnes de qui Artopex recueille, au moyen de la technologie, les renseignements personnels de ses pratiques de gestion et de traitement des données personnelles.


ACCEPTATION ET APPLICATION

Il est de votre responsabilité de vous assurer d’avoir lu, compris et de consentir à nos pratiques de traitement des données personnelles avant d’utiliser notre site Internet ou de nous transmettre quelconque renseignement personnel par un moyen technologique. Si vous n’adhérez pas à la Politique de confidentialité, veuillez éviter de nous confier vos renseignements de manière électronique et d’utiliser le site Internet.


MISES À JOUR

Artopex se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier la Politique de confidentialité sans préavis. Lors d’une modification, la date de « Dernière mise à jour », se trouvant en haut de page, est ajustée. Assurez-vous de revenir régulièrement sur cette page pour consulter la version la plus récente de la Politique de confidentialité.


COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Artopex collecte des renseignements personnels seulement lorsque ceux-ci sont nécessaires à une fin déterminée, en toute transparence et en ayant obtenu un consentement valide des personnes concernées, sauf dans les cas où le consentement n’est pas requis au sens de la loi.

Dans la présente Politique de confidentialité, le terme « Renseignements personnels » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier ou de confirmer son identité.

En plus des formulaires informatisés sur le site Internet, Artopex peut également recueillir des renseignements personnels aux moyens de formulaires, d’entretiens téléphoniques, de sondages d’opinion ou de questionnaires, à différents moments, par exemple lorsque vous :

  • êtes un Client : Ouverture de compte sur notre système ERP, accès et transactions avec nos systèmes de commandes en ligne.
  • êtes un Employé : Ouverture du dossier employé avec accès aux informations relatives au salaire, aux assurances collectives, aux informations médicales et aux incidents/accidents de travail.
  • Parcourez le site Internet (par un accès général ou via la Zone membre);
  • Soumettez un commentaire ou une question via le site Internet par tout moyen de communication ou via les réseaux sociaux;
  • Consentez à recevoir des communications marketing par tout moyen de communication;
  • Répondez à une enquête, un sondage ou participez à un concours sur le site Internet ou via les réseaux sociaux;
  • Souhaitez obtenir des services à la demande;
  • Transmettez à Artopex tout document contenant des Renseignements personnels;
  • Postulez pour un emploi chez Artopex;
  • Contactez l’équipe d’assistance à la clientèle.

Selon les situations, vous pourriez être invité à fournir les renseignements personnels suivants :

De façon générale :

  • Votre nom;
  • Vos coordonnées (ex. courriel, adresse civique, numéro de téléphone);
  • Toute information relative à votre utilisation du site Internet;
  • Tout autre renseignement nécessaire.

Lors de transactions financières (achat de mobilier ou vente de biens et services) :

  • Des informations financières ou bancaires comme votre numéro de transit, votre spécimen de chèque, numéro de carte de crédit ou toute autre information financière.

Lors d’une embauche, à titre d’employé :

  • Votre date de naissance;
  • Votre numéro d’assurance sociale, votre numéro de permis de conduire;
  • Toute information sur votre situation professionnelle ou personnelle;
  • Tout document permettant la vérification de votre identité.


FINS VISÉES PAR LA COLLECTE

Selon les situations, les fins visées par la collecte de renseignements personnels peuvent être :

  • Pour fournir, maintenir, exécuter et améliorer les Services ;
  • Pour effectuer une recherche, du développement et produire des statistiques, notamment en vue d’améliorer l’expérience client ou employé et comprendre vos besoins;
  • Pour exécuter des opérations internes, y compris, par exemple, empêcher la fraude et l’abus de nos Services pour résoudre des problèmes logiciels et des problèmes opérationnels, pour faire des analyses de données, des essais et des recherches et pour surveiller et analyser les tendances de l’utilisation et de l’activité ;
  • Pour vous envoyer notre bulletin ou toute autre communication qui pourrait vous intéresser, y compris des informations sur les produits, les Services, les promotions, ainsi que des actualités.

Artopex s’assure d’avoir obtenu un consentement valide de la personne concernée avant d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels, sauf si une situation particulière permet de le faire sans consentement.

De plus, les renseignements recueillis peuvent être utilisés ou communiqués lorsque cela est nécessaire pour faire respecter les conditions d’une entente conclue entre vous et Artopex, ou de protéger les droits, la propriété ou la sécurité d’une personne ou d’une entité ou, si la loi l’exige, en particulier, en réponse à une demande des autorités gouvernementales compétentes.


MESSAGES OU COURRIELS PROMOTIONNELS

Vous pouvez choisir de ne pas ou de cesser de recevoir des messages ou des courriels promotionnels provenant d’Artopex en indiquant votre refus au départ ou plus tard en suivant les instructions mentionnées dans le bas d’un de ces messages ou courriels. Si vous vous désabonnez, Artopex cessera de vous transmettre des messages ou courriels promotionnels et n’entrera en contact avec vous qu’aux seules fins nécessaires pour les services que vous avez demandés ou dans les limites des relations d’affaires en cours.


DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Artopex conserve les renseignements personnels recueillis que pour la durée minimale requise par les délais légaux et réglementaires. Une fois les délais de conservation échus, les documents contenant des renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire, complète et définitive, que ceux-ci soient sur support papier ou électronique.

Pour une fin sérieuse et légitime, Artopex pourrait anonymiser les renseignements personnels qu’elle détient à la place de les détruire complètement. L’anonymisation a pour effet de rompre de manière définitive, irréversible et permanente le lien entre les renseignements et votre identité. Le cas échéant, Artopex s’engage à respecter les meilleures pratiques d’anonymisation reconnues.


LIEUX DE CONSERVATION ET SAUVEGARDE À L’ÉTRANGER

Vos renseignements personnels sont notamment conservés via des services Cloud (infonuagiques) dont les serveurs se trouvent principalement au Canada. Toutefois, vos renseignements personnels peuvent être conservés sur d’autres serveurs situés en dehors du Québec, comme aux États-Unis, où les lois sur la protection des renseignements personnels peuvent ne pas garantir une protection similaire à celle de votre juridiction. En consentant à la présente Politique de confidentialité, vous consentez aux sauvegardes à l’étranger.


COMMUNICATION ET ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR LES EMPLOYÉS OU DES TIERS

Artopex ne vend ni ne loue les renseignements personnels recueillis.

Il peut arriver que vos renseignements personnels soient communiqués à des tiers, mais seulement avec votre consentement ou lorsque la loi l’autorise, par exemple :

  • Fournisseurs de services : Artopex peut communiquer des renseignements personnels aux fournisseurs avec qui elle fait affaire lorsque cette communication est nécessaire à l’exécution du contrat ou à la prestation du service par le fournisseur. Artopex s’assure que le contrat écrit conclu contienne les engagements requis du fournisseur à l’égard de la protection des renseignements personnels communiqués.

Artopex mandate et fait affaire avec des tiers, d’autres sociétés et/ou des particuliers en affaires, pour exercer des fonctions en son nom ou pour l’obtention de divers produits ou services, par exemple, pour développer des applications logicielles et/ou des fonctions de bases de données ou pour envoyer des communications.

Tous les fournisseurs, agents, affiliés et auto-entrepreneurs externes travaillant au bénéfice d’Artopex et qui ont accès à vos renseignements personnels sont tenus de protéger ces renseignements d’une manière qui est conforme à la présente Politique de confidentialité. Vos renseignements personnels leur seront communiqués que dans la mesure où ce partage est nécessaire pour l’exécution de leur contrat ou la réalisation de leur mandat.

  • Étude, recherche ou production de statistiques : Artopex peut communiquer à des tiers des renseignements personnels afin de réaliser une étude, une recherche ou la protection de statistiques, notamment dans le but d’apprentissage automatique, de publicité ou de marketing. Tout renseignement personnel communiqué à ces fins est préalablement dépersonnalisé et séparé de l’identité de la personne qu’il concerne.
  • Transactions commerciales : Artopex peut communiquer les renseignements personnels qu’elle détient si ceux-ci sont nécessaires pour la conclusion d’une transaction commerciale (ex. dans le cadre d’une fusion, de la vente d’actifs de la société, de tout financement ou de toute acquisition, ou dans une autre situation dans laquelle les renseignements personnels pourraient être considérés dans l’évaluation de l’entreprise). Advenant qu’une transaction commerciale soit conclue, vous serez avisé si le tiers contractant continue de détenir vos renseignements. En aucun cas ces transactions ne permettent d’utiliser les renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles vous avez consenties.


RISQUES RELIÉS À L’USAGE DE LA TECHNOLOGIE

Artopex utilise les moyens technologiques pour collecter, conserver, utiliser, communiquer et détruire les renseignements personnels. Les mesures de sécurité et de cybersécurité appropriées sont mises en place à différents niveaux afin de protéger les renseignements personnels traités par des moyens technologiques. Toutefois, malgré toutes ces mesures, l’usage de la technologie représente toujours un risque d’incident de confidentialité qui pourrait porter atteinte à la protection de vos renseignements. En confiant vos renseignements personnels à Artopex, vous reconnaissez être conscients des risques découlant de l’usage de la technologie.


INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Advenant qu’Artopex soit informée d’un incident portant atteinte à la confidentialité de vos renseignements personnels et que cet incident représente un risque que vous subissiez un préjudice sérieux, nous vous en aviserons par écrit. Dans un tel cas, la Commission d’accès à l’information serait également avisée.

Un incident de confidentialité consiste à tout accès, utilisation ou utilisation non autorisée d’un renseignement personnel, ainsi qu’à la perte de celui-ci ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.


LIENS EXTERNES

Le site Internet contient des hyperliens vers des sites extérieurs, notamment ceux de Facebook et de LinkedIn. Les hyperliens sont disponibles à des fins de commodité pour les utilisateurs. L’ajout de ces hyperliens sur le site d’Artopex ne doit en aucun cas être interprété comme une reconnaissance de responsabilité à l’égard des risques encourus par l’utilisation des sites externes.

Soyez conscients que lorsque vous quittez le site Internet d’Artopex et que vous vous rendez sur des sites externes, même en voyageant à l’aide d’un hyperlien, la présente politique de confidentialité cesse de s’appliquer.

Nous vous encourageons fortement à prendre connaissance des politiques de confidentialité des sites Internet sur lesquels vous naviguez.


TÉMOINS DE CONNEXION (« COOKIES »)

Lorsque vous naviguez sur le site Internet d’Artopex, certaines informations pourraient être stockées sous la forme de témoins de connexion (aussi appelé « cookies »). Un témoin de connexion est un petit fichier de texte qui emmagasine des renseignements dans votre navigateur, sur le disque dur de votre ordinateur. Artopex utilise ces témoins de connexion à des fins de ciblage comportemental et de reciblage dans le cadre de campagnes publicitaires web afin que des fournisseurs tiers, comme Google, puissent afficher des publicités pertinentes et adaptées à vos habitudes de navigation Internet. Le ciblage comportemental et le reciblage sont des outils de commercialisation qui identifient les comportements de visiteurs anonymes.

Aucun renseignement personnel n'est recueilli, utilisé ou communiqué au cours de ce processus. Nos fournisseurs de services ne connaissent ni votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre adresse courriel, ni aucun autre renseignement qui permettrait de vous identifier personnellement.


VOS DROITS

Les renseignements personnels que vous nous confiez continuent de vous appartenir et vous avez le droit de demander d’y avoir accès, de les faire rectifier ou de retirer votre consentement.

  • Droit d’accès : Vous pouvez demander à Artopex de confirmer l’existence des renseignements personnels détenus sur vous et le droit d’en exiger une copie. Des frais raisonnables pourraient vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.
  • Droit de rectification : Si vous remarquez que vos renseignements personnels détenus par Artopex sont inexacts, incomplets ou équivoques ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’ont pas été exercées en respect de la loi, vous pouvez exiger que ceux-ci soient rectifiés.
  • Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez à tout moment décider de ne plus consentir à ce que vos renseignements personnels soient conservés, utilisés ou communiqués par Artopex, sous réserve des règles légales qui pourraient limiter ce droit (ex. délais de conservation minimaux prévus par les lois fiscales).


PLAINTE

Si vous avez une plainte à formuler à l’égard de la protection des renseignements personnels ou du respect à la vie privée, transmettez un courriel à vieprivee@artopex.com et décrivez la situation. Toute plainte est traitée de manière diligente et répondue dans un délai maximal de 30 jours ouvrables.


PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Chez Artopex, Simon Lapointe, vice-président finances, exerce la fonction de personne responsable de la protection des renseignements personnels et s’assure du respect et de la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Pour l’exercice de vos droits, le dépôt d’une plainte ou pour toutes questions ou commentaires à l’égard de la protection de vos renseignements personnels ou du traitement de ceux-ci par Artopex, vous pouvez contacter la personne responsable aux coordonnées indiquées ci-dessous :

Courriel : vieprivee@artopex.com

Téléphone : 450-378-7414 poste 3033

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